Les dépenses cabinet sont souvent un angle mort comptable. Notes de frais papier, avances personnelles à rembourser, tickets de caisse perdus... Le rapprochement bancaire devient un casse-tête mensuel.
Sans outil dédié, chaque dépense passe par des avances personnelles et des notes de frais manuelles. Du temps perdu, des erreurs, des oublis.
Et quand il faut refacturer des débours à un client — frais d'huissier, copies, timbres — comment s'assurer que rien n'est oublié ? Combien de frais avancés ne sont jamais récupérés ?
La solution : des cartes intégrées à Themisia
La carte Swan, c'est une Mastercard professionnelle dont chaque transaction remonte automatiquement dans Themisia. Plus de saisie manuelle, plus de ticket perdu, plus de rapprochement fastidieux.
Le principe
Carte Swan → Remontée auto
Dans Themisia → Affectation dossier
Débours traçés
Ce qui est inclus
Carte Mastercard professionnelle
Carte physique ou virtuelle au nom du cabinet. Paiements en ligne, en magasin, retraits. Acceptée partout.
Rapprochement automatique
Chaque transaction remonte automatiquement dans Themisia. Plus de saisie manuelle, plus de ticket perdu.
Contrôle des dépenses
Plafonds personnalisables par carte, blocage par catégorie de commerçant, alertes en temps réel.
Cartes virtuelles instantanées
Créez une carte virtuelle en 30 secondes pour un achat en ligne. Usage unique ou récurrent.
Sécurité 3D Secure
Authentification forte pour les paiements en ligne. Protection contre la fraude.
Suivi en temps réel
Visualisez les dépenses par collaborateur, par catégorie, par dossier. Pilotage instantané.
Ce que ça change concrètement
- Plus de notes de frais papier — Chaque dépense remonte automatiquement dans Themisia
- Plus d'avances personnelles — Les collaborateurs paient avec la carte cabinet
- Débours tracés — Rattachez chaque dépense au dossier client pour refacturation
- Rapprochement instantané — Plus besoin de pointer manuellement les relevés
- Contrôle total — Plafonds, alertes, blocages : vous gardez la main
Cas d'usage
Déplacements — Un collaborateur prend un taxi pour une audience, paie avec sa carte Swan. La dépense remonte dans Themisia, rattachée au dossier.
Débours refacturables — Frais d'huissier, copies certifiées, timbres fiscaux. La dépense est enregistrée sur le dossier client et automatiquement refacturable.
Tarification
Pour qui ?
La carte Swan est particulièrement utile pour les cabinets qui :
- Perdent du temps sur les notes de frais et le rapprochement bancaire
- Veulent tracer les débours pour les refacturer sans oubli
- Souhaitent contrôler les dépenses des collaborateurs avec des plafonds
- Préfèrent éviter les avances personnelles et remboursements