Avant de relancer, encore faut-il savoir qui doit quoi. Themisia centralise toutes les informations sur vos créances : factures en retard, ancienneté des dettes, historique client. Vous gardez le contrôle de votre trésorerie.
Pourquoi c'est essentiel
Un cabinet d'avocats peut avoir des dizaines de factures en cours simultanément. Sans outil de suivi, les impayés s'accumulent silencieusement — et quand on s'en aperçoit, il est souvent trop tard pour récupérer certaines créances.
Themisia vous donne une vision claire et actualisée de votre poste client, pour agir au bon moment.
Trésorerie maîtrisée
Un suivi rigoureux des impayés, c'est moins de créances irrécouvrables, un besoin en fonds de roulement optimisé, et une relation client plus saine — on relance tôt, avant que la situation ne se dégrade.
Fonctionnalités
Listing des factures impayées
Une vue dédiée liste toutes les factures non réglées ou partiellement réglées :
- Vue consolidée — Toutes les factures en attente de règlement, triées par date d'échéance
- Filtres avancés — Par associé responsable, par client, par dossier, par ancienneté
- Export — Téléchargement Excel ou PDF pour analyse ou transmission
- Accès rapide — Clic direct vers la facture, le client ou le dossier concerné
Balance âgée (Rapport de recouvrement)
La balance âgée classe vos créances par ancienneté pour prioriser vos actions :
Non échu
Factures émises dont l'échéance n'est pas encore atteinte.
1-30 jours
Retard léger — premier niveau d'alerte.
31-60 jours
Retard significatif — relance recommandée.
+90 jours
Retard critique — risque de créance douteuse.
Le rapport distingue également :
- Règlements non ventilés — Encaissements reçus mais pas encore affectés à une facture
- Créances douteuses — Factures identifiées comme à risque de non-recouvrement
État de solde client
Générez un document retraçant l'historique financier complet d'un client :
- Historique complet — Toutes les factures et tous les règlements du client
- Éléments non lettrés — Uniquement les factures impayées et règlements non affectés
- Formats — Export PDF pour envoi au client, CSV pour analyse
- Génération en masse — Création automatique pour plusieurs clients en tâche de fond
Indicateurs visuels temps réel
Sur la fiche de chaque client, un bandeau affiche instantanément :
Total des impayés
Factures non échues
Risque identifié
Ces indicateurs sont mis à jour en temps réel à chaque règlement ou nouvelle facture.
Gestion des créances douteuses
Quand le recouvrement amiable échoue, Themisia permet de qualifier la dette :
- Statut "Créance douteuse" — Marquez les factures à risque pour les isoler dans vos rapports
- Saisine du bâtonnier — Consignez la date de saisine et utilisez le modèle d'email dédié pour simplifier la démarche
- Suivi contentieux — Gardez la trace des actions engagées
Spécificité avocats : saisine du bâtonnier
En cas de litige sur les honoraires avec un client, l'avocat peut saisir le bâtonnier pour arbitrage. Themisia intègre un modèle d'email de saisine pré-rempli pour simplifier cette démarche réglementaire.
Inclus dans le Socle Themisia
Le suivi des impayés (listing, balance âgée, état de solde, indicateurs, créances douteuses) fait partie du Socle gratuit. Les modèles de documents personnalisés sont disponibles via l'option Modèles de documents.
Comment ça marche
- Consultez le listing Accédez à la vue des factures impayées depuis le menu Facturation
- Filtrez selon vos besoins Par associé, client, ancienneté ou montant
- Analysez la balance âgée Identifiez les retards critiques à traiter en priorité
- Agissez Lancez une relance, contactez le client, ou qualifiez la créance
- Suivez l'évolution Les indicateurs se mettent à jour automatiquement
Lien avec les autres fonctionnalités
- Relances — Le suivi des impayés alimente directement les outils de relance
- Émission des factures — Chaque facture validée entre dans le suivi
- Suivi des règlements — Les encaissements mettent à jour les soldes en temps réel
- Reporting — Les données alimentent les rapports de trésorerie et d'activité
Questions fréquentes
Comment savoir quelles factures relancer en priorité ?
La balance âgée classe automatiquement vos créances par ancienneté. Concentrez-vous d'abord sur les tranches 31-60 jours et +90 jours — c'est là que le risque de non-recouvrement augmente significativement.
Puis-je envoyer l'état de solde directement au client ?
Oui. L'état de solde peut être généré en PDF et envoyé par email. C'est un bon outil de dialogue pour clarifier la situation avec un client avant d'engager une procédure de relance formelle.
Qu'est-ce qu'un règlement non ventilé ?
C'est un encaissement reçu sur votre compte bancaire mais pas encore affecté à une facture précise. La balance âgée les met en évidence pour que vous puissiez les lettrer et obtenir une vision juste de vos créances réelles.
Quand passer une créance en "douteuse" ?
Généralement après plusieurs relances infructueuses, ou si vous avez des raisons de penser que le client ne paiera pas (difficultés financières connues, litige sur les honoraires, absence de réponse prolongée). Ce statut permet d'isoler ces créances dans vos rapports et de provisionner le risque.