Le téléphone sonne. Vous êtes en rendez-vous client. Vous laissez sonner, vous rappelez plus tard — ou pas. Le client tombe sur une messagerie, il rappelle un confrère. Résultat : des opportunités manquées et une image peu professionnelle.
Recruter une assistante pour l'accueil téléphonique ? C'est un poste à temps plein, des charges fixes, et le problème des absences à gérer.
Et quand vous externalisez chez un prestataire classique, l'opérateur ne connaît ni vos dossiers, ni vos clients, ni votre agenda. Il prend un message, point. Vous devez quand même rappeler.
La solution : une équipe qui travaille dans vos outils
Le secrétariat téléphonique Afilya, c'est une équipe formée à votre métier d'avocat, qui accède directement à Themisia : vos plannings, vos dossiers, votre historique client. Elle peut répondre, orienter, planifier — sans vous solliciter.
Le principe
Un client vous appelle → Prise en charge
Équipe Afilya → Traitement direct
RDV pris, demande traitée
Ce qui est pris en charge
Accueil personnalisé
Vos appels sont décrochés au nom de votre cabinet. L'appelant ne sait pas qu'il parle à une équipe externe.
Gestion des agendas
Prise de rendez-vous directement dans Themisia, en respectant vos disponibilités et vos règles de planification.
Traitement des demandes
Les demandes courantes sont traitées immédiatement. Les demandes complexes sont qualifiées et transmises.
Ce que ça change concrètement
- Plus d'appels manqués — Chaque appel est décroché, même quand vous êtes en rendez-vous
- Moins de rappels à faire — La plupart des demandes sont traitées sans vous solliciter
- Image professionnelle — Accueil soigné, réponses immédiates, clients rassurés
- Pas de recrutement — Ni charges fixes, ni formation, ni remplacement à gérer
- Continuité garantie — Congés, maladie : le service est assuré, toujours
Afilya, c'est qui ?
Afilya est une joint-venture entre Xelya (éditeur de Themisia) et Afigec (cabinet d'expertise comptable). L'équipe connaît parfaitement vos outils et les spécificités du métier d'avocat.
Tarification
Pour qui ?
Le secrétariat téléphonique Afilya est particulièrement utile pour les cabinets qui :
- Manquent des appels parce qu'ils sont souvent en rendez-vous
- Ne veulent pas recruter un poste dédié à l'accueil
- Cherchent un service qui traite les demandes, pas juste qui prend des messages
- Veulent une continuité de service garantie, sans dépendre d'une seule personne