Saisissez vos temps au fil de l'eau ou en fin de journée. Themisia propose plusieurs modes de saisie adaptés à votre façon de travailler, avec des suggestions intelligentes basées sur votre activité.
Pourquoi c'est essentiel
Le temps passé est la matière première de la facturation. Une saisie incomplète ou approximative érode directement le chiffre d'affaires. Mais la saisie ne doit pas devenir une corvée qui détourne l'avocat de son cœur de métier.
Themisia propose des interfaces variées — saisie rapide, feuille de temps, chronomètre — pour capter l'exhaustivité de la production sans friction.
Chaque mode a son usage
Chrono pour le temps réel, feuille de temps pour la saisie en masse en fin de journée, saisie unitaire pour les ajustements fins. Combinez-les selon votre rythme.
Fonctionnalités
Modes de saisie
Feuille de temps
Saisie en masse pour un ou plusieurs dossiers. Idéal en fin de journée.
Saisie unitaire
Formulaire complet depuis le dossier, avec options avancées.
Chronomètre
Captation en temps réel, conversion automatique en diligence.
Saisie mobile
Interface responsive accessible depuis smartphone ou tablette.
Feuille de temps (saisie en masse)
- Saisie à la volée — Enchaînez les diligences rapidement pour plusieurs dossiers
- Duplication — Reprenez une saisie précédente pour gagner du temps (narratif récupéré)
- Historique visible — Les dernières saisies s'affichent pour contrôle immédiat
- Pas de saisie — Configurable par le cabinet (ex : tranches de 6 minutes)
Saisie unitaire (depuis le dossier)
- Formulaire complet — Accès à toutes les options de la diligence
- Caractère facturable — Marquer "à offrir", "à ignorer" ou facturable
- Modificateur de taux — Facturer seulement un pourcentage du temps (ex : 80%)
- TVA spécifique — Appliquer un taux différent si nécessaire
Suggestions intelligentes — "Mon Activité"
Themisia collecte vos événements numériques et propose de les convertir en diligences :
- Emails envoyés — Via la synchronisation Exchange/Outlook
- Rendez-vous et tâches — Avec l'option RDV & Tâches
- Appels téléphoniques — Si la téléphonie Teams est intégrée
- Documents édités — Avec l'option GED SharePoint
Depuis la page "Mon Activité", validez, corrigez ou ignorez chaque suggestion en un clic.
Paramétrage et valorisation
- Libellés types — Liste paramétrable (Consultation, Audience, Recherche...) avec narratif par défaut
- Gestion multilingue — Narratifs traduits, sélection automatique selon la langue du dossier
- Taux horaires — Application automatique du taux intervenant ou du taux négocié client/dossier
Contrôle et sécurité
- Blocage de saisie — Interdiction de saisir sur des périodes clôturées (ex : mois précédent)
- Dérogations — Un administrateur peut accorder des exceptions ponctuelles
- Temps non facturables — Saisie sur dossiers administratifs (formation, interne) pour suivre la charge réelle
- Transfert de temps — Déplacement de diligences vers un autre dossier si erreur d'affectation (avant facturation)
Suivi des objectifs
- Objectifs annuels — Définition d'un nombre d'heures facturables par collaborateur
- Rapport Activités — Suivi de l'écart réalisé/objectif avec indicateurs visuels
Inclus dans le Socle Themisia
La saisie des diligences (tous modes), le blocage de saisie, les objectifs et le rapport Activités font partie du Socle gratuit. Les suggestions "Mon Activité" s'enrichissent selon les options et connecteurs activés.
Comment ça marche
- Choisissez votre mode Feuille de temps, saisie unitaire ou chronomètre selon le contexte
- Renseignez la diligence Dossier, type d'activité, durée, narratif
- Ajustez si nécessaire Caractère facturable, modificateur de taux, TVA
- Validez La diligence est enregistrée et valorisée automatiquement
- Consultez "Mon Activité" Convertissez les suggestions en diligences complémentaires
Bonnes pratiques
Saisissez chaque jour
La saisie en fin de journée évite les oublis. Ne laissez pas passer le week-end.
Exploitez les suggestions
La page "Mon Activité" rattrape les tâches oubliées. Consultez-la régulièrement.
Soignez le narratif
Un narratif clair facilite la facturation et évite les contestations client.
Lien avec les autres fonctionnalités
- Gestion des chronos — Les chronos convertis deviennent des diligences
- Conditions de facturation — Le taux horaire appliqué dépend du paramétrage du dossier
- Frais & débours — Les frais se saisissent de manière similaire aux diligences
- Rendez-vous & Tâches — L'option alimente "Mon Activité" avec les événements d'agenda
- Reporting — L'option Reporting étend l'analyse au-delà du rapport Activités inclus
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre chrono et feuille de temps ?
Le chrono capte le temps réel pendant que vous travaillez. La feuille de temps permet de saisir a posteriori, en fin de journée par exemple. Les deux méthodes sont complémentaires.
Puis-je modifier une diligence après saisie ?
Oui, tant qu'elle n'est pas facturée. Après facturation, une modification nécessite un avoir. Le blocage de période peut aussi empêcher les modifications sur les mois clôturés.
Comment saisir du temps avant l'ouverture officielle du dossier ?
Utilisez un dossier de type "Prospection" ou "Administratif". Le temps sera tracé mais non facturable. Vous pourrez le transférer vers le dossier client une fois celui-ci ouvert.
Les suggestions "Mon Activité" créent-elles automatiquement des diligences ?
Non, ce sont des propositions. Vous gardez le contrôle : validez, corrigez la durée/le dossier, ou ignorez chaque suggestion. Rien n'est créé sans votre action.