Relances

Une facture impayée n'est pas forcément un client de mauvaise foi — c'est souvent un oubli. Themisia structure votre processus de relance : du simple rappel à la mise en demeure, vous gardez la maîtrise tout en préservant la relation client.

Pourquoi c'est essentiel

Relancer au bon moment, avec le bon ton, fait toute la différence. Trop tôt, vous paraissez agressif. Trop tard, vous perdez de l'argent. Sans suivi, vous relancez deux fois le même client ou oubliez les autres.

Themisia vous permet de professionnaliser vos relances : traçabilité, niveaux d'escalade, et traitement en masse quand le volume l'exige.

Trois méthodes de relance

Themisia propose trois niveaux de granularité selon vos besoins :

Relance par facture (unitaire)

Depuis n'importe quelle facture impayée, vous pouvez déclencher une relance en un clic :

• Génération de document — Courrier Word ou PDF basé sur vos modèles
• Envoi par email — Email de relance avec la facture en pièce jointe
• Historisation — L'action est enregistrée directement sur la facture (date, type, niveau)
• Accès contextuel — Toutes les informations client et dossier sous les yeux

Relance par client

Quand un client a plusieurs factures impayées, une relance globale est plus efficace :

• Rapport dédié — Liste des clients ayant au moins une facture impayée
• Sélection des factures — Cochez celles à inclure dans la relance
• Document unique — Une seule lettre ou email récapitulant toutes les factures concernées
• Mise à jour groupée — Toutes les factures sélectionnées sont marquées comme relancées

Relance en masse (industrialisée)

Pour les cabinets avec un volume important de factures, Themisia propose un module de traitement en masse :

• Filtres avancés — Montant minimum, nombre de relances déjà effectuées, date de dernière relance, ancienneté
• Prévisualisation — Vérifiez la sélection avant de lancer
• Génération en tâche de fond — Emails ou courriers créés automatiquement sans bloquer le logiciel
• Rapport d'exécution — Récapitulatif des relances envoyées et des éventuelles erreurs

Niveaux de relance

Themisia structure le processus de recouvrement avec des niveaux d'escalade :

• Suivi du niveau — Chaque facture affiche son stade dans le processus de relance
• Mise à jour automatique — À chaque relance, la date et le niveau sont enregistrés
• Alertes — Notifications pour vous rappeler de passer au niveau suivant après un délai défini
• Filtrage par niveau — Identifiez facilement les factures en Relance 2 ou 3 pour prioriser

Lien avec l'encaissement

Le module de relance est connecté à la gestion des règlements pour mesurer l'efficacité de vos actions :

• Lien relance ↔ règlement — Quand un paiement arrive après une relance, le système le détecte automatiquement
• Règlements partiels — Gestion des paiements fractionnés avec suivi du solde restant
• Régularisation des reliquats — Génération d'écritures de pertes et profits pour solder les petits montants irrécouvrables
• Analyse d'efficacité — Identifiez quels niveaux de relance déclenchent le plus de règlements

Comment ça marche

1. Identifiez les impayés Consultez le listing des factures impayées ou la balance âgée
2. Choisissez votre méthode Unitaire, par client ou en masse selon le volume
3. Sélectionnez les factures Appliquez vos filtres et validez la sélection
4. Générez et envoyez Email, courrier PDF ou Word — au choix
5. Suivez les retours Consultez l'historique et passez au niveau suivant si nécessaire

Lien avec les autres fonctionnalités

• Suivi des impayés — La balance âgée et le listing alimentent vos relances
• Suivi des règlements — Les encaissements sont liés aux relances pour mesurer l'efficacité
• Émission des factures — Les factures validées entrent dans le cycle de relance si impayées
• Clients & contacts — Coordonnées et historique accessibles pendant la relance

Questions fréquentes

Combien de temps attendre entre deux niveaux de relance ?

Il n'y a pas de règle absolue, mais un délai de 10 à 15 jours entre chaque niveau est courant. Themisia vous envoie une alerte quand le délai configuré est écoulé, pour ne pas oublier de passer à l'étape suivante.

Puis-je personnaliser le contenu des relances ?

Avec l'option Modèles de documents, vous créez vos propres courriers et emails par niveau. Vous pouvez adapter le ton (courtois → ferme → juridique), ajouter vos mentions légales et appliquer la charte graphique du cabinet.

Comment éviter de relancer un client qui vient de payer ?

Les règlements sont pris en compte en temps réel. Si vous saisissez un encaissement avant de lancer la relance en masse, la facture concernée n'apparaît plus dans la sélection. En cas de croisement (paiement reçu pendant la génération), l'historique vous permet de contacter le client pour clarifier.

Que faire après la Relance 3 ?

Si le client ne répond toujours pas, vous pouvez qualifier la créance comme "douteuse" et engager une procédure de saisine du bâtonnier. Themisia fournit un modèle d'email dédié pour cette démarche.

La relance en masse envoie-t-elle les emails automatiquement ?

La génération est automatique, mais vous gardez le contrôle : vous pouvez prévisualiser avant envoi, et un rapport vous confirme ce qui a été traité. Rien ne part sans votre validation.