Combien d'heures ont été saisies ce mois-ci ? Quelle part a été facturée ? Combien de temps part en administratif ? Le rapport d'activité répond à ces questions essentielles pour piloter la charge de travail et mesurer le rendement de votre production.
Pourquoi c'est essentiel
Un cabinet d'avocats vend du temps. Mais tout le temps passé n'est pas facturable : réunions internes, formation, gestion administrative... Et même sur les dossiers clients, une partie du temps peut être écartée de la facturation (temps passé non valorisé).
Le rapport d'activité vous donne une vision claire de cette réalité : où va le temps de vos équipes, et quelle part se transforme effectivement en chiffre d'affaires.
Le ratio clé : temps facturé / temps passé
C'est l'indicateur de rendement de votre production. Un ratio de 70% signifie que 30% du temps saisi ne génère pas de revenus. Identifier où se situe cette déperdition est la première étape pour l'optimiser.
Les indicateurs du rapport
Le rapport d'activité analyse la production du cabinet à travers cinq indicateurs complémentaires :
Temps passé
Volume total d'heures saisies sur la période. C'est la matière première de votre production.
Temps facturé
Part du temps passé effectivement transformée en facture. C'est votre production "vendue".
Temps ignoré
Temps passé sur des dossiers mais écarté de la facturation. C'est le temps "perdu" sur la production.
Temps administratif
Temps consacré au fonctionnement interne du cabinet. Non facturable par nature.
Montant initial
La valorisation théorique de la production : Temps passé × Taux horaire. C'est ce que vaudrait la production avant tout arbitrage (boni/mali). La différence entre le montant initial et le montant facturé révèle l'impact de vos ajustements tarifaires.
Axes d'analyse
Le rapport s'adapte à votre besoin d'analyse avec plusieurs niveaux de lecture :
Groupement des données
Affichez les résultats selon l'angle qui vous intéresse :
- Par avocat — Charge et rendement de chaque collaborateur
- Par équipe — Performance collective d'un pôle ou d'un département
- Par dossier — Temps investi sur chaque affaire
Périodicité
Analysez vos données sur l'échelle de temps pertinente :
Filtres
Affinez l'analyse en restreignant le périmètre :
- Période personnalisée — Définissez librement la plage de dates
- Avocat spécifique — Focus sur un collaborateur
- Équipe spécifique — Focus sur un pôle
- Dossier spécifique — Analyse détaillée d'une affaire
Présentation visuelle
Le rapport combine deux modes d'affichage complémentaires :
Graphiques
Des histogrammes permettent de visualiser rapidement :
- Répartition des temps — Temps facturé vs temps administratif vs temps ignoré
- Évolution mensuelle — Tendance de la production sur plusieurs mois
- Comparaison — Performance relative entre avocats ou équipes
Tableaux de données
Un tableau détaillé présente les chiffres exacts :
- Heures — Temps passé, facturé, ignoré, administratif par ligne
- Montants — Montant initial et montant facturé
- Ratios — Pourcentage de rendement calculé automatiquement
Inclus dans le Socle Themisia
Le rapport d'activité fait partie du Socle gratuit. Tous les utilisateurs ayant accès au reporting peuvent consulter et exporter ce rapport selon leur périmètre de visibilité (défini par leurs rôles).
Comment ça marche
- Accédez au rapport Depuis le menu Reporting, sélectionnez "Rapport d'activité"
- Définissez la période Choisissez la plage de dates à analyser
- Sélectionnez le groupement Par avocat, équipe ou dossier selon votre besoin
- Appliquez les filtres Affinez si nécessaire sur un périmètre spécifique
- Analysez et exportez Consultez graphiques et tableaux, exportez si besoin
Cas d'usage
Entretien annuel
Objectivez la charge et le rendement d'un collaborateur sur l'année écoulée.
Pilotage d'équipe
Identifiez les pôles en surcharge ou sous-charge pour rééquilibrer.
Optimisation tarifaire
Mesurez l'écart entre montant initial et facturé pour ajuster vos pratiques.
Lien avec les autres fonctionnalités
- Saisie des temps (Chronos) — Les données du rapport proviennent des temps saisis
- Préfacturation — Le temps facturé correspond aux diligences intégrées aux factures
- Objectifs — Croisez le rapport d'activité avec les objectifs pour mesurer l'atteinte
- Boni/Mali — L'écart montant initial / facturé révèle l'impact des arbitrages
Questions fréquentes
Quelle différence entre temps ignoré et temps administratif ?
Le temps ignoré est du temps passé sur un dossier client mais écarté de la facturation (par exemple, une recherche qui n'a pas abouti). Le temps administratif est du temps passé sur des activités internes non liées à un dossier client (réunion d'équipe, formation, gestion RH). Les deux sont non facturables, mais leur nature est différente.
Comment améliorer mon ratio temps facturé / temps passé ?
Analysez d'où vient la déperdition : est-ce du temps ignoré sur les dossiers (problème d'estimation ou de suivi) ou du temps administratif élevé (processus internes à optimiser) ? Le rapport vous aide à identifier les leviers d'amélioration.
Puis-je comparer deux périodes ?
Oui. Générez le rapport sur deux périodes successives (par exemple, T1 vs T2) et comparez les indicateurs. L'évolution du ratio de rendement vous indique si vos actions portent leurs fruits.
Le rapport tient-il compte des taux horaires différents ?
Oui. Le montant initial est calculé en appliquant le taux horaire de chaque collaborateur à son temps passé. Vous pouvez ainsi comparer des avocats avec des taux différents sur une base monétaire cohérente.
Qui peut accéder à ce rapport ?
L'accès dépend des rôles attribués à chaque utilisateur. Un associé gestionnaire voit l'ensemble du cabinet. Un avocat manager voit son équipe. Un avocat peut être limité à ses propres données. C'est paramétrable dans la gestion des accès.