Sécurisez votre trésorerie en appelant des provisions avant d'engager les travaux. Themisia gère le cycle complet : demande, encaissement, affectation automatique sur les factures définitives.
Pourquoi c'est essentiel
Travailler sans provision expose le cabinet au risque d'impayé. Pire : en cas de départ du client, les heures passées ne seront jamais récupérées. La provision garantit un engagement financier du client avant le démarrage des travaux.
Themisia structure les demandes de provision et automatise leur imputation sur les factures ultérieures.
Protection mutuelle
Une provision n'est pas un acompte sur le résultat, c'est une avance sur les frais à engager. Elle protège le cabinet et responsabilise le client.
Fonctionnalités
Demande de provision
Provision honoraires
Avance sur les prestations à venir, soumise à TVA.
Provision frais
Avance sur les frais prévisibles (déplacements, recherches).
Provision débours
Avance sur les débours (greffe, huissier), non soumise à TVA.
- Montants HT ou TTC — Saisie selon la préférence, conversion automatique
- Document personnalisable — Modèle de demande aux couleurs du cabinet
Encaissement et suivi
- Règlement tracé — Enregistrement du paiement avec date et mode de règlement
- Solde disponible — Visualisation en temps réel du montant restant à affecter
- Alerte provision faible — Notification quand la provision approche de l'épuisement
Affectation automatique
- Déduction sur factures — La provision réglée se déduit automatiquement des factures émises
- Priorité par type — Une provision pour frais s'impute d'abord sur les frais facturés
- Affectation manuelle — Possibilité de choisir sur quelle facture imputer
Suivi des soldes
- Provisions appelées — Total des demandes émises
- Provisions réglées — Montants effectivement encaissés
- Reste à assigner — Disponible pour les factures futures
Inclus dans le Socle Themisia
La gestion des provisions fait partie du Socle gratuit. Les trois types de provisions (honoraires, frais, débours) sont disponibles.
Comment ça marche
- Ouverture du dossier Évaluez le besoin de provision (honoraires, frais prévisibles)
- Émission de la demande Générez le document de demande de provision
- Encaissement Enregistrez le règlement à réception
- Travail sur le dossier Réalisez les prestations, engagez les frais
- Facturation La provision se déduit automatiquement de la facture définitive
Cas pratiques
Provision honoraires
Dossier estimé à 3 000 €. Provision de 1 500 €. Facture finale 2 800 € : reste à payer 1 300 €.
Provision débours
Assignation huissier prévue. Provision 300 €. Huissier facture 280 €. Solde 20 € disponible.
Multi-provisions
Dossier complexe : honoraires 5 000 € + frais 500 € + débours 200 €. Chaque type s'impute sur sa catégorie.
Lien avec les autres fonctionnalités
- Conditions de facturation — Le mode de facturation détermine le rythme des appels de provision
- Frais & débours — Les provisions frais/débours s'imputent en priorité sur ces postes
- Suivi des règlements — Les provisions réglées apparaissent dans l'encours client
Questions fréquentes
Quelle différence entre provision et acompte ?
En pratique, les termes sont souvent confondus. Juridiquement, la provision est une avance sur frais à engager (remboursable si non utilisée), l'acompte est un paiement partiel sur une prestation commandée. Themisia gère les deux cas.
Puis-je facturer sans avoir reçu la provision ?
Oui, c'est un choix de gestion. Themisia n'impose pas le blocage. Mais un paramétrage permet d'alerter ou bloquer la facturation si la provision n'est pas réglée.
Comment gérer une provision excédentaire ?
Deux options : l'imputer sur un autre dossier du même client, ou la rembourser. L'historique conserve la trace de l'opération.
La provision est-elle soumise à TVA ?
La provision sur honoraires est soumise à TVA (avance sur prestation). La provision sur débours n'est pas soumise à TVA (avance de fonds). Themisia applique le bon traitement selon le type.