Ouverture de dossiers

Créez vos dossiers avec un processus structuré qui sécurise la prise d'affaire et automatise la mise en place de la production. Themisia vérifie les conflits, définit les conditions financières et prépare l'environnement de travail en quelques clics.

Pourquoi c'est essentiel

Un dossier mal ouvert génère des problèmes en cascade : conflit d'intérêts découvert trop tard, conditions de facturation floues, documents éparpillés. Reprendre un dossier après coup coûte du temps et crée des frictions avec le client.

Themisia impose une ouverture structurée qui sécurise l'acceptation du dossier et prépare tout l'environnement de travail dès le départ.

Fonctionnalités

Typologie et qualification

La nature du dossier adapte dynamiquement le formulaire de saisie :

• Domaine de droit — Sélection parmi une liste personnalisée (Social, Fiscal, Corporate, etc.) qui structure automatiquement l'arborescence documentaire
• Formulaire contextuel — Seuls les champs pertinents s'affichent selon la nature choisie

Sécurité et validation

Themisia intègre des mécanismes pour contrôler l'acceptation des nouveaux dossiers :

• Contrôle des conflits — Lors de la création, qualifiez les parties (client, adversaire). Une vue dédiée vérifie si ces entités sont déjà "Pour" ou "Contre" dans d'autres dossiers
• Pool de validation — Le dossier reste en statut "Brouillon" tant qu'il n'est pas validé. La facturation est bloquée jusqu'à validation du Conflict Check
• Confidentialité — Une option rend le dossier visible uniquement par l'avocat responsable et les participants explicitement autorisés

Paramétrage financier

Les règles de facturation sont définies dès l'ouverture pour automatiser les futures factures :

• Héritage des données client — Le dossier reprend par défaut les conditions de la fiche client (TVA, adresse de facturation, taux négociés), modifiables au cas par cas
• Mode de facturation — Temps passé, forfait avec échéancier, abonnement récurrent, ou commission de succès
• Budget et alertes — Définissez un plafond prévisionnel, des alertes se déclenchent si le temps saisi valorisé dépasse ce montant
• Multi-clients (Split billing) — Répartition de la facturation entre plusieurs payeurs sur un même dossier

Gestion de l'équipe

• Avocat responsable — Pilote du dossier, responsable de la relation client
• Avocat coordinateur — Supervision opérationnelle si différent du responsable
• Apporteur d'affaires — Identification pour le suivi commercial et la rétrocession éventuelle
• Collaborateurs — Liste des intervenants autorisés à travailler sur le dossier

Intégration documentaire

• Arborescence automatique — Le domaine de droit choisi génère automatiquement la structure de sous-dossiers adaptée
• Modèles par type — Chaque nature de dossier (Conseil, Contentieux) dispose de son modèle d'arborescence

Comment ça marche

1. Création du dossier Sélectionnez la nature (Conseil/Contentieux) et le domaine de droit
2. Identification des parties Ajoutez le client et qualifiez les autres parties (adversaires, intervenants)
3. Contrôle des conflits Themisia vérifie automatiquement l'historique des parties
4. Paramétrage financier Confirmez ou ajustez les conditions héritées du client
5. Constitution de l'équipe Désignez le responsable, le coordinateur et les collaborateurs
6. Validation Après vérification, le dossier passe en statut "Validé" et la facturation s'ouvre

Statuts du dossier

Lien avec les autres fonctionnalités

• Gestion des clients et contacts — Le client sélectionné apporte ses conditions commerciales par défaut
• Gestion des parties — Les parties ajoutées alimentent l'annuaire du dossier
• Conflits d'intérêts — La qualification Pour/Contre déclenche le contrôle automatique
• KYC & Conformité — Le Pool de validation s'assure que le client est validé avant ouverture
• Conditions de facturation — Le mode choisi (temps passé, forfait, etc.) s'applique aux futures factures

Questions fréquentes

Puis-je saisir du temps sur un dossier non validé ?

Oui, la saisie de temps est autorisée dès la création du dossier. Seule la facturation est bloquée tant que le dossier n'est pas validé. Cela permet de commencer à travailler sur une urgence tout en sécurisant le processus.

Comment gérer un dossier confidentiel ?

Cochez l'option "Confidentiel" à la création. Le dossier n'apparaîtra que pour l'avocat responsable et les participants explicitement ajoutés. Les autres utilisateurs ne le verront pas dans les listes ni les recherches.

Puis-je modifier le mode de facturation après ouverture ?

Oui, mais avec précaution. Les temps déjà facturés restent acquis dans l'ancien mode. Le nouveau mode s'applique aux prestations futures. Un historique trace le changement.

Comment fonctionne l'alerte de dépassement de budget ?

Dès que le temps saisi valorisé (heures × taux) dépasse le seuil défini, une alerte est envoyée à l'avocat responsable. Cela permet d'anticiper la discussion avec le client avant que l'écart ne soit trop important.