Les notes de frais sont un sujet ingrat. Personne n'aime les faire. Personne n'aime les valider. Et pourtant, mal gérées, elles coûtent cher : frais oubliés, refacturation incomplète, justificatifs perdus...
Le module Notes de frais de Themisia couvre l'intégralité du cycle : de la saisie par le collaborateur jusqu'à la refacturation au client et l'export comptable.
Le vrai gain n'est pas dans la saisie. C'est dans la refacturation automatique : un frais engagé pour un dossier devient un frais facturable en un clic.
Le cycle complet
Du justificatif à la facturation
Photo du justificatif → Note de frais
Regroupement mensuel → Validation
Par le responsable → Refacturation
Au client (auto)
Saisie des frais
L'utilisateur saisit ses dépenses via un formulaire simple :
- Type de frais — Déplacement, repas, hébergement, fournitures...
- Montants — HT et TVA saisis séparément
- Liaison dossier — Rattachement immédiat à un client et un dossier
- Justificatif — Photo ou PDF téléchargé directement avec la ligne
Le frais est enregistré au statut "Brouillon" jusqu'à la création de la note de frais.
Politique de frais et plafonds
Le cabinet définit en amont les règles de remboursement :
- Types de frais — Train, taxi, hôtel, restaurant... chacun avec son compte comptable
- Plafonds — Montant maximum de remboursement par type (HT ou TTC)
- Champs obligatoires — Possibilité de rendre la description obligatoire
Lors de la création de la note de frais, le système applique automatiquement les plafonds. Si un frais dépasse, il est écrêté au montant autorisé.
Exemple
Vous définissez un plafond de 150€/nuit pour les hôtels. Un collaborateur saisit une nuit à 180€. La note de frais sera calculée sur la base de 150€, le dépassement de 30€ reste visible mais n'est pas remboursé.
Validation et workflow
Les frais saisis sont regroupés dans une note de frais (par exemple "Note de frais Décembre"). Le collaborateur soumet sa note, elle passe au statut "Demandée".
Le responsable dispose d'une vue dédiée pour valider les notes de frais. Il peut :
Approuver
Valider la note de frais complète en un clic
Rejeter
Refuser certaines lignes avec un commentaire explicatif
Compléter
Demander des justificatifs complémentaires
La refacturation automatique
Le lien dépense → recette
C'est la fonctionnalité clé pour les cabinets d'avocats. Un frais engagé et lié à un dossier peut être automatiquement converti en frais refacturable.
- Pas de ressaisie : le montant est repris
- Traçabilité : un lien bidirectionnel relie la dépense et la facture
- Suivi financier : comparez ce que vous avez remboursé et ce que vous avez facturé
Vue de suivi
Une vue dédiée permet de contrôler l'état de la refacturation :
- Montants remboursés aux collaborateurs
- Montants facturés aux clients
- Montants encaissés
- Écarts éventuels
Export comptable
Les notes de frais validées peuvent être exportées vers votre comptabilité. Si vous utilisez le module Comptabilité intégré, les écritures sont générées automatiquement.
Tarification
Pour qui ?
Le module Notes de frais est particulièrement utile pour les cabinets qui :
- Ont des collaborateurs qui engagent des frais pour les dossiers
- Veulent refacturer ces frais aux clients sans ressaisie
- Souhaitent encadrer les dépenses avec des plafonds
- Cherchent une traçabilité complète des justificatifs