On associe souvent la certification NF525 aux commerces, aux restaurants ou aux points de vente. Pourtant, dès qu'un cabinet d'avocats encaisse des clients particuliers (B2C) — y compris de façon occasionnelle, en espèces, par CB ou par virement — la question "logiciel de caisse" se pose… y compris pour un logiciel de gestion de cabinet comme Themisia.
Ce que dit vraiment le droit
Le texte de base est l'article 286, I, 3° bis du CGI. Il vise les assujettis à la TVA qui réalisent des opérations ne donnant pas lieu à facturation au sens de l'article 289 du CGI, et qui enregistrent ces opérations au moyen d'un logiciel ou système de caisse.
Dans ce cas, ils doivent utiliser un outil respectant les conditions d'inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité.
Point clé : Ce n'est pas "les avocats" qui sont visés ou exclus. C'est la combinaison B2C + enregistrement via une fonctionnalité de caisse. Le sujet n'est pas le nom du logiciel, mais ce qu'il fait concrètement.
Quand un logiciel devient-il une "caisse" ?
L'administration fiscale définit très clairement ce qu'elle entend par "fonctionnalité de caisse" : un système qui mémorise et enregistre extra-comptablement les paiements reçus.
"Extra-comptablement" signifie que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d'une écriture comptable.
En clair, vous êtes concerné si :
- Vous encaissez des particuliers (même ponctuellement)
- Votre logiciel permet d'enregistrer le paiement AVANT qu'une écriture comptable soit automatiquement créée
- Vous exportez vers le comptable plus tard (ou réconciliez en fin de mois)
C'est exactement ce qui arrive très souvent dans les cabinets : on encaisse, on "marque payé" dans le logiciel métier, puis on exporte vers le comptable plus tard.
Le changement majeur 2026 : fin de l'auto-attestation
Depuis la loi de finances 2025, la possibilité d'auto-certification (simple attestation éditeur) est supprimée. La certification obligatoire par un organisme accrédité entre en vigueur au 1er septembre 2026.
⚠️ Sanctions en cas de non-conformité
Le défaut de justification du certificat est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel non conforme, avec obligation de mise en conformité dans un délai (et possibilité de nouvelle amende si non-régularisation).
Le cas particulier des BNC "compta par banque"
En BNC (déclaration contrôlée), un encaissement en espèces peut être parfaitement régulier côté relation client (facture émise), mais ne jamais apparaître en comptabilité si l'espèce n'est pas déposée en banque ou correctement saisie.
Quand un cabinet est BNC et encaisse parfois en espèces, la vraie question n'est pas "NF525 oui/non" en théorie : c'est comment prouver que l'encaissement existe, qu'il n'a pas été "oublié", et qu'il est tracé de bout en bout.
C'est là que la certification "logiciel de caisse" devient très tangible : elle apporte une piste d'audit et des mécanismes de verrouillage / archivage sur la donnée d'encaissement.
Mini crash-test : êtes-vous concerné ?
6 questions à vous poser :
- Encaissez-vous des particuliers (B2C) ? Même ponctuellement ?
- Encaissez-vous parfois en espèces ou en CB au cabinet ?
- Votre logiciel permet-il d'enregistrer le paiement avant qu'une écriture comptable soit automatiquement créée ?
- Les écritures comptables sont-elles créées instantanément et automatiquement, sans intervention humaine ?
- En BNC : avez-vous un process béton pour que l'espèce figure dans le livre-journal ?
- Pouvez-vous produire un certificat de conformité en cas de contrôle ?
Si la réponse "oui" apparaît aux questions 1 à 3, alors une certification de la brique encaissement est souvent un excellent filet de sécurité.
Facturation électronique + NF525 : le double enjeu 2026
Avec la réforme de la facturation électronique et du e-reporting, la donnée "paiement / encaissement" prend une importance nouvelle : elle devient une donnée fiscale structurée à transmettre.
E-reporting de paiement : pourquoi c'est crucial pour les avocats
La plupart des cabinets d'avocats sont en TVA sur encaissements (prestations de services). Cela signifie que la TVA n'est exigible qu'au moment où le client paie effectivement.
L'administration attend désormais des données de paiement structurées :
- Numéro de facture concernée
- Date de paiement effective
- Montant encaissé ventilé par taux de TVA
- Mode de paiement (virement, CB, espèces, chèque)
Ces données doivent être transmises selon une périodicité définie (mensuelle ou trimestrielle selon votre régime TVA). Pour les opérations B2C, les données sont agrégées par jour d'encaissement.
⚠️ Le lien NF525 ↔ e-reporting
C'est ici que la certification NF525 prend tout son sens : elle garantit que vos encaissements sont tracés, horodatés et inaltérables. Sans cette traçabilité, comment prouver la date exacte d'encaissement pour le e-reporting de paiement ?
En pratique : ce que vous devez pouvoir produire
Pour être conforme au e-reporting de paiement, vous devez pouvoir extraire de votre logiciel :
- La liste des factures avec leur statut d'encaissement (payé / partiellement payé / impayé)
- Pour chaque encaissement : la date effective et le montant par taux de TVA
- Un rapprochement factures émises ↔ encaissements reçus
La réponse Themisia
Diapaz, le logiciel au cœur de Themisia, est certifié NF525 par Infocert. Cette certification couvre le module d'encaissement pour les cabinets qui reçoivent des paiements de particuliers.
Combinée à la Plateforme Agréée Xelya (incluse dans le socle gratuit), vous bénéficiez d'une conformité totale 2026 : facturation électronique + encaissements certifiés + e-reporting intégré.
En résumé
- La NF525 ne vise pas une profession : elle vise une fonction (enregistrement d'encaissements) et un contexte (B2C)
- Les cabinets qui encaissent des particuliers et enregistrent ces encaissements dans un logiciel métier peuvent être concernés
- En BNC, l'espèce est un point de fragilité : la traçabilité devient critique
- À partir du 1er septembre 2026, seul un certificat tiers (Infocert, LNE) est accepté
- Themisia/Diapaz sera certifié pour vous couvrir