Combien de fois par semaine tapez-vous "Cher Monsieur [nom du client]" ou "Concernant le dossier [référence]" ? Ces saisies répétitives prennent du temps et sont sources d'erreurs : une faute de frappe, un mauvais copier-coller, et c'est le nom d'un autre client qui apparaît.
Les modèles de document automatisent tout ça. Vous créez un modèle une fois, avec des champs de fusion qui récupèrent automatiquement les données de Themisia. Ensuite, un clic suffit pour générer le document pré-rempli.
Un bon modèle de document, c'est du temps gagné à chaque utilisation. Multipliez par 50 utilisations par mois, ça fait des heures.
Les trois types de modèles
Modèles Word
Via un plugin concepteur. Pour les documents éditables (contrats, conclusions...)
Modèles PDF
Impressions et courriers types. Pour les documents figés (factures, bordereaux...)
Modèles Email
Courriels pré-rédigés avec pièces jointes. Pour les communications récurrentes
Comment ça marche : les champs de fusion
Un champ de fusion est un marqueur dans votre document qui sera remplacé par une donnée de Themisia. Par exemple :
Madame, Monsieur {{Client.Nom}},
Concernant le dossier n° {{Dossier.Reference}} ({{Dossier.Intitule}}), nous vous informons que...
Je reste à votre disposition au {{Avocat.Telephone}}.
{{Avocat.Signature}}
Quand vous générez ce document depuis un dossier, Themisia remplace automatiquement les champs par les vraies valeurs :
{{Client.Nom}}→ "M. Dupont"{{Dossier.Reference}}→ "2026-0042"{{Dossier.Intitule}}→ "Litige commercial SAS Alpha"- etc.
La notion de "cible"
Chaque modèle est lié à un formulaire cible : fiche client, fiche dossier, facture, etc. Cela détermine :
- Depuis où le document pourra être généré
- Quels champs de fusion seront disponibles
Par exemple, un modèle de convention d'honoraires sera lié à la "fiche dossier" : vous le générerez depuis un dossier, et il aura accès aux données du dossier et du client associé.
Exemples de modèles courants
- Convention d'honoraires — Cible : dossier
- Lettre de mission — Cible : dossier
- Accusé de réception — Cible : dossier
- Relance facture — Cible : facture
- Bordereau de pièces — Cible : dépôt (tampon numérique)
- Email de confirmation RDV — Cible : rendez-vous
Modèles d'emails
Les modèles d'emails vont plus loin que les simples documents. Vous pouvez paramétrer :
- Destinataire par défaut — Client, adversaire, greffe...
- Objet automatique — Avec champs de fusion
- Corps du texte — Pré-rédigé avec champs de fusion
- Pièces jointes — Qui peuvent elles-mêmes être des modèles de documents !
- Conditions d'affichage — Le modèle n'apparaît que dans certains contextes
Cas d'usage : email de clôture de dossier
Créez un modèle d'email "Clôture de dossier" qui envoie automatiquement au client un récapitulatif, la facture de solde et les pièces du dossier. Tout ça pré-rempli et pré-attaché, prêt à envoyer.
Intégration avec la GED
Quand vous générez un document depuis la GED, il est automatiquement enregistré dans le répertoire du dossier concerné. Pas besoin de le sauvegarder manuellement, il est déjà classé au bon endroit.
Le système peut également lancer automatiquement un chrono pour enregistrer le temps de rédaction.
Applications spécifiques
Facturation
Les factures PDF sont générées via des modèles paramétrables : logo, niveau de détail, libellés, mentions légales...
Tampon numérique
Les bordereaux de communication de pièces sont générés automatiquement avec la liste des pièces en champ de fusion.
Tarification
Pour qui ?
Les modèles de document sont utiles pour tous les cabinets, et particulièrement ceux qui :
- Produisent des documents récurrents (conventions, courriers, emails types)
- Veulent standardiser leur production et garantir l'homogénéité
- Cherchent à gagner du temps sur les tâches de rédaction répétitives
- Souhaitent réduire les erreurs de saisie manuelle