Respectez vos obligations de vigilance LCB-FT directement depuis votre logiciel de gestion. Themisia intègre la conformité dans la structure même de vos fiches clients, avec collecte des justificatifs et circuit de validation.
Pourquoi c'est essentiel
Les avocats sont assujettis aux obligations de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LCB-FT). Le non-respect de ces obligations expose à des sanctions disciplinaires et pénales.
Themisia structure la collecte des informations d'identification dès la création du client, garantissant une base conforme et auditable.
Protection intégrée
La conformité n'est pas une contrainte administrative, c'est une protection. Une fiche client complète sécurise votre pratique et facilite les contrôles de l'Ordre.
Fonctionnalités
Collecte structurée — Personnes physiques
- État civil complet — Date et lieu de naissance, nationalité
- Pièce d'identité — Téléchargement de la CNI ou passeport directement dans la fiche
- Coordonnées vérifiées — Adresse, téléphone, email avec historique des modifications
Collecte structurée — Personnes morales
- Identification légale — SIRET, RCS, numéro de TVA intracommunautaire
- Informations financières — Capital social, code APE, date de clôture d'exercice
- Documents officiels — Téléchargement du Kbis et des statuts à jour
Contrôle des doublons
- Détection automatique — Alerte en cas de doublon de nom, SIRET ou numéro de TVA
- Base de données saine — Évite la création de fiches multiples pour un même client
- Fusion assistée — Possibilité de fusionner des fiches en doublon
Circuit de validation (Pool de validation)
Statut Brouillon
Toute nouvelle fiche client est créée en attente de validation.
Contrôle centralisé
Vérification de la complétude et de la conformité avant activation.
Verrouillage
Après validation, les informations sensibles deviennent inaltérables.
Inclus dans le Socle Themisia
Le Pool de validation fait partie du Socle gratuit. Même en cabinet individuel, cette étape vous garantit un temps de vérification systématique. Cette validation pourra également être déléguée à Afilya dans le cadre d'un accompagnement administratif.
Comment ça marche
- Création de la fiche Saisissez les informations client, la fiche passe en statut "Brouillon"
- Téléchargement des justificatifs CNI, Kbis, statuts selon le type de client
- Soumission au Pool La fiche est transmise pour validation
- Validation Après vérification, la fiche passe en statut "Validé"
- Exploitation Le client peut être affecté à des dossiers, la facturation est possible
Lien avec les autres fonctionnalités
- Gestion des parties — Un client validé peut être ajouté comme partie dans vos dossiers
- Conflits d'intérêts — La recherche de conflits s'appuie sur votre base clients conforme
Questions fréquentes
Puis-je modifier une fiche après validation ?
Les informations d'identification (nom, SIRET, CNI) sont verrouillées après validation. Les autres informations (coordonnées, notes) restent modifiables. Pour modifier une information verrouillée, une demande de dévalidation est nécessaire.
Comment prouver ma conformité en cas de contrôle ?
Themisia conserve l'historique complet : date de création, date de validation, justificatifs téléchargés. Vous pouvez exporter un rapport de conformité pour chaque client.
Le circuit de validation ralentit-il mon travail ?
Non, c'est une étape rapide qui vous protège. En cabinet individuel, vous validez vous-même vos fiches après vérification. Ce temps de contrôle systématique évite les erreurs et les oublis de pièces justificatives.