Enregistrez et refacturez les dépenses engagées pour vos clients en respectant la distinction comptable et fiscale. Themisia différencie frais et débours pour une facturation conforme et transparente.
Pourquoi c'est essentiel
Les frais (soumis à TVA) et les débours (avances refacturées à l'euro près) obéissent à des règles comptables différentes. Une confusion entre les deux expose à des redressements fiscaux et fausse le chiffre d'affaires du cabinet.
Themisia impose la qualification dès la saisie et applique automatiquement le traitement comptable approprié.
Une distinction qui compte
La distinction frais/débours n'est pas qu'une subtilité comptable. Elle impacte votre TVA, votre CA déclaré et la transparence vis-à-vis du client.
Fonctionnalités
Distinction comptable
Frais
Dépenses refacturées avec marge. Soumis à TVA, inclus dans le chiffre d'affaires du cabinet.
Débours
Avances refacturées à l'euro près. Exonérés de TVA, exclus du chiffre d'affaires.
Saisie des dépenses
- Saisie en masse — Enregistrement rapide de plusieurs dépenses en une seule opération
- Saisie unitaire détaillée — Avec justificatif numérique attaché (scan, photo)
- Qualification obligatoire — Frais ou débours, le choix est imposé à la saisie
Catalogue paramétrable
- Types de frais — Déplacements, hôtel, repas, photocopies, recherches documentaires
- Types de débours — Droits de greffe, frais d'huissier, timbres fiscaux, émoluments notaire
- Coûts unitaires — Montants par défaut personnalisables (ex : 0.50 €/km)
- Comptes comptables — Association automatique au bon compte
Intégration achats
- Factures fournisseurs — Conversion automatique en frais refacturables sur le dossier
- Notes de frais — Les dépenses des collaborateurs alimentent directement les dossiers
- Traçabilité complète — Lien entre la dépense cabinet et la ligne facturée au client
Inclus dans le Socle Themisia
La gestion des frais et débours fait partie du Socle gratuit. Le catalogue est entièrement paramétrable selon vos besoins.
Comment ça marche
- Engagement de la dépense Paiement greffe, déplacement, achat de timbre fiscal
- Saisie dans Themisia Qualification frais ou débours, montant, justificatif
- Affectation au dossier La dépense est rattachée au dossier client concerné
- Facturation Les frais et débours apparaissent distinctement sur la facture
- Comptabilisation Traitement TVA et CA automatique selon le type
Exemples concrets
Frais de déplacement
Train 85 €, taxi 25 €, repas 18 €. Total 128 € saisi comme frais, facturé avec TVA, intégré au CA.
Droits de greffe
Inscription d'un privilège : 12 € payés au greffe. Débours refacturé 12 € exactement, sans TVA.
Note de frais collaborateur
Après validation, les dépenses sont automatiquement proposées à la refacturation sur les dossiers.
Lien avec les autres fonctionnalités
- Conditions de facturation — Les frais forfaitaires (pourcentage ou fixe) s'ajoutent automatiquement
- Provisions & acomptes — Les provisions pour frais/débours sont affectées en priorité à ces postes
- Suivi des règlements — Le règlement couvre honoraires, frais et débours
Questions fréquentes
Comment savoir si une dépense est un frais ou un débours ?
La règle fiscale : si vous refacturez exactement ce que vous avez payé, sans marge, pour le compte du client (débours). Si vous refacturez avec une marge ou un forfait (frais). En cas de doute, consultez votre expert-comptable.
Puis-je modifier le type après saisie ?
Oui, tant que la dépense n'est pas facturée. Après facturation, une modification nécessite un avoir et une nouvelle facture.
Les justificatifs sont-ils obligatoires ?
Fortement recommandés, surtout pour les débours. En cas de contrôle fiscal, le justificatif prouve le caractère de débours (refacturation à l'identique).