Centralisez toutes les informations de vos clients et contacts dans une base unique et qualifiée. Themisia suit le cycle de vie de chaque relation, du premier contact jusqu'au client fidèle, avec une vision 360° de l'historique.
Pourquoi c'est essentiel
Un cabinet gère des centaines de contacts : clients actifs, anciens clients, prospects, adversaires, confrères, experts. Sans structuration, ces informations se dispersent dans des fichiers multiples, rendant impossible une vision consolidée.
Themisia centralise toutes vos relations dans une base unique, avec typage, historique et conditions commerciales personnalisées.
Une mémoire vivante
La fiche client n'est pas un simple carnet d'adresses. C'est le point d'accès à tout l'historique relationnel : dossiers, factures, échanges, temps passé.
Fonctionnalités
Cycle de vie : du contact au client
Themisia gère l'évolution du statut pour suivre le tunnel de conversion du cabinet :
Contact
Premier niveau : une personne identifiée, pas encore qualifiée commercialement.
Prospect
Intérêt manifesté : en attente de conversion ou de premier dossier.
Client actif
Au moins un dossier en cours ou relation commerciale établie.
Client parti / Prospect perdu
Relation terminée, mais historique conservé sans polluer les vues actives.
Typologie des contacts
- Personnes physiques — Champs adaptés : état civil, date de naissance, pièce d'identité
- Personnes morales — Champs adaptés : SIRET, RCS, capital social, représentants légaux
- Juridictions — Tribunaux, cours d'appel, instances arbitrales avec coordonnées spécifiques
Rôles multiples
Un même contact peut avoir des rôles spécifiques sans être le client principal du dossier :
- Contact de facturation — Destinataire des factures (ex : service comptable)
- Contact de recouvrement — Interlocuteur pour les relances impayés
- Contact de correspondance — Destinataire des courriers et communications
Vision 360° et historique relationnel
L'objectif : qu'un collaborateur puisse reprendre un dossier instantanément.
- Journal des interactions — Chronologie centralisée : emails, appels, rendez-vous, tâches, documents
- Onglets contextuels — Accès direct aux dossiers, factures, règlements et temps passés
- Tableau de bord financier — Bandeau en temps réel : encours, solde dû, créances douteuses
Conditions commerciales
La fiche client permet de figer les accords financiers spécifiques :
- Taux horaires négociés — Taux spécifiques qui s'appliquent automatiquement à tous les dossiers du client
- Par intervenant — Possibilité de définir des taux par avocat ou par catégorie (associé, collaborateur)
- Surcharge automatique — Les taux négociés remplacent les taux standards du cabinet
Hygiène de la base de données
- Détection des doublons — Alerte sur nom, SIRET ou numéro de TVA identiques
- Outil de fusion — Regroupement de deux fiches avec migration de l'historique (dossiers, factures)
- Base saine — Fiabilité accrue pour la détection de conflits et le reporting
Inclus dans le Socle Themisia
La gestion des clients et contacts fait partie du Socle gratuit. Toutes les typologies, statuts et fonctionnalités de vision 360° sont disponibles dès le démarrage.
Comment ça marche
- Création du contact Saisissez les informations de base, la fiche est créée en statut "Contact"
- Qualification Faites évoluer le statut vers "Prospect" puis "Client actif" selon la relation
- Enrichissement Complétez les informations KYC, conditions commerciales, contacts secondaires
- Exploitation La fiche centralise automatiquement tous les échanges et éléments liés
- Suivi dans le temps Le journal et le tableau de bord financier se mettent à jour en temps réel
Tableau de bord client
Indicateurs disponibles sur chaque fiche
Travaux non facturés
Factures impayées
Retards importants
Actifs et archivés
Lien avec les autres fonctionnalités
- KYC & Conformité — Les informations d'identification alimentent le circuit de validation
- Gestion des parties — Un client validé peut être ajouté comme partie dans vos dossiers
- Conflits d'intérêts — La base clients saine améliore la fiabilité de la détection
- Conditions de facturation — Les taux négociés s'appliquent automatiquement aux dossiers
Questions fréquentes
Comment retrouver un ancien client ?
Utilisez le filtre de statut "Client parti". La fiche reste accessible avec tout son historique (dossiers, factures, échanges) mais n'apparaît plus dans les vues actives.
Puis-je avoir plusieurs contacts de facturation sur un même client ?
Oui, vous pouvez définir plusieurs contacts avec des rôles différents. Au moment de facturer, vous choisissez le destinataire approprié.
Les taux négociés s'appliquent-ils rétroactivement ?
Non, les taux négociés s'appliquent aux nouveaux dossiers et aux nouvelles diligences. Les temps déjà saisis conservent le taux en vigueur au moment de la saisie.
Comment fusionner deux fiches en doublon ?
Depuis l'outil de gestion des doublons, sélectionnez la fiche à conserver et celle à fusionner. L'historique (dossiers, factures, interactions) est automatiquement migré vers la fiche conservée.