Chaque cabinet a ses processus. Quand un nouveau dossier est créé, il faut vérifier les conflits, créer certains documents, notifier certaines personnes. Quand un encours dépasse un seuil, il faut alerter le responsable. Quand une échéance approche, il faut prévenir l'équipe.
Ces tâches sont prévisibles et répétitives. Pourtant, elles mobilisent du temps humain et sont sujettes à l'oubli. C'est exactement ce que l'automatisation résout.
L'automatisation ne remplace pas l'intelligence humaine. Elle libère l'intelligence humaine des tâches mécaniques pour qu'elle se concentre sur ce qui compte vraiment.
Le principe : Déclencheur → Action
Le moteur de workflows fonctionne sur une logique simple : quand X se produit, alors faire Y.
Exemple de workflow
Déclencheur
Création d'un dossier
Action 1
Créer tâche "Vérifier conflits"
Action 2
Notifier l'associé responsable
Les déclencheurs disponibles
Un déclencheur est un événement qui lance le workflow. Les possibilités sont nombreuses :
- Création — Un dossier, un client, une facture est créé
- Modification — Un statut change, un champ est mis à jour
- Seuil dépassé — Un encours dépasse un montant, un délai est atteint
- Date limite — Une échéance arrive à X jours
- Validation — Une tâche est terminée, un workflow précédent se termine
Les actions possibles
Une fois le déclencheur activé, le système peut exécuter automatiquement :
- Créer des objets — Tâches, rendez-vous, documents à partir de modèles
- Modifier des données — Changer un statut, mettre à jour un champ
- Envoyer des notifications — Email et/ou pop-up dans le logiciel
- Déclencher un autre workflow — Pour créer des chaînes complexes
Exemples concrets
Nouveau dossier
🔵 Déclencheur : Création d'un dossier
🟢 Actions : Créer tâche "Vérifier conflits" + Créer tâche "Envoyer convention d'honoraires" + Notifier l'associé
Encours critique
🔵 Déclencheur : Encours client > 10 000€
🟢 Actions : Email d'alerte au responsable + Passer le client en "suivi renforcé"
Échéance proche
🔵 Déclencheur : Date limite à J-3
🟢 Actions : Notification au collaborateur + Email de rappel
Facture validée
🔵 Déclencheur : Facture passe en "validée"
🟢 Actions : Créer tâche "Envoyer au client" + Planifier relance à J+30
Le moteur de notifications
En complément des workflows, le moteur de notifications permet de paramétrer des alertes intelligentes :
- Format — Pop-up dans le logiciel et/ou email
- Contenu personnalisé — Texte avec champs de fusion (nom du client, montant, date...)
- Destinataires précis — Un utilisateur spécifique ou un groupe
💡 Cas d'usage : alerte financière
Vous définissez une règle : "Si l'encours d'un dossier dépasse 20 000€ et qu'aucune provision n'a été versée depuis 60 jours, alerter l'associé responsable."
Le système surveille en permanence et envoie l'alerte automatiquement. Vous n'avez plus besoin de vérifier manuellement.
Chaînes d'automatisation
Un workflow peut déclencher un autre workflow. Cela permet de créer des chaînes d'automatisation complexes :
- Création dossier → Workflow "Onboarding client"
- Onboarding terminé → Workflow "Planification procédure"
- Étape procédure terminée → Workflow "Relance facturation"
Chaque étape se déclenche automatiquement quand la précédente est terminée.
Accompagnement à la configuration
La création des workflows se fait via une interface technique qui nécessite une configuration accompagnée. Nos consultants vous aident à modéliser vos processus et à paramétrer les règles dans le système.
L'accompagnement est facturé 150€ HT/heure (tarif Themisia, -25% sur le prix catalogue). Une demi-journée suffit généralement pour configurer les principaux workflows d'un cabinet.
Tarif
L'option Automatisation (moteur de workflows) est proposée à 14€ HT/mois/utilisateur (tarif Themisia, -30% sur le prix catalogue).
Elle est incluse dans Diapaz Complet (89€) et dans le Themisia Club (159€).
Pour qui ?
L'automatisation est particulièrement utile pour les cabinets qui :
- Ont des processus récurrents (onboarding client, facturation, relances...)
- Veulent réduire les oublis et les erreurs humaines
- Souhaitent standardiser leurs pratiques
- Cherchent à gagner du temps sur les tâches administratives