Rater un délai de procédure, c'est le cauchemar de tout avocat. Au mieux, une demande de relevé de forclusion. Au pire, une mise en cause de votre responsabilité professionnelle.
Le problème : les délais procéduraux sont complexes. Ils dépendent souvent d'événements dont la date n'est connue qu'en cours de route (date d'audience, date de signification). Et quand vous gérez 50 dossiers contentieux en parallèle, le risque d'oubli est réel.
L'agenda des procédures n'est pas un simple calendrier. C'est un moteur de calcul de délais qui recalcule automatiquement toutes les échéances dès qu'une date change.
Le principe : des procédures modélisées
L'idée est de créer une bibliothèque de procédures types. Chaque procédure est un enchaînement d'étapes avec des règles de calcul de délais.
Une fois le modèle créé, vous l'appliquez à un dossier en un clic. Le système calcule toutes les échéances et vous alerte automatiquement.
Le principe en 3 étapes
Éditeur graphique BPMN → 2. Appliquer
Activer sur un dossier → 3. Piloter
Alertes automatiques
Trois types de calcul de délais
Le moteur de calcul gère trois logiques distinctes pour s'adapter à tous les cas :
- Date absolue — Fixée par rapport au début de la procédure. Exemple : "20 jours après le lancement"
- Date relative — Calculée en fonction de la fin d'une étape précédente. Exemple : "2 mois après la signification"
- Date calculée — Dépendante d'un événement externe dont la date sera saisie en cours de route. Exemple : "15 jours avant l'audience"
Le recalcul automatique
C'est la vraie puissance du système. Quand vous saisissez une date d'audience, toutes les échéances dépendantes se recalculent automatiquement. Plus besoin de reprendre votre tableau Excel ligne par ligne.
La vue Timeline
L'interface de pilotage affiche une vue globale de toutes vos procédures sur 6 mois glissants. Un code couleur permet d'identifier immédiatement l'état de chaque étape :
Exemple : Procédure devant le TJ
Les alertes automatiques
Pour chaque étape, vous définissez un délai d'alerte (en jours ouvrés). Le système envoie automatiquement deux types d'emails :
Récapitulatif des procédures
Vue d'ensemble avec mise en évidence des retards (fond rouge)
Alertes échéances
Liste des échéances imminentes ou en retard
Les alertes sont envoyées aux responsables et participants de chaque procédure. Vous pouvez attribuer des rôles différents par étape (l'associé pour la plaidoirie, le collaborateur pour la rédaction).
L'éditeur graphique BPMN
La création des modèles de procédure se fait via un éditeur visuel de type diagramme. Vous dessinez l'enchaînement des étapes, ajoutez des branchements (choix exclusifs ou étapes parallèles), définissez des points d'entrée et de sortie.
Pas besoin d'être informaticien : l'interface est conçue pour être utilisée par des non-techniciens.
Intégration avec Outlook
Les étapes attribuées génèrent automatiquement des tâches synchronisées avec Outlook. Vous retrouvez vos échéances dans votre outil habituel, sans ressaisie.
Exemples de procédures modélisables
- Procédure devant le Tribunal Judiciaire
- Référé
- Appel
- Procédure prud'homale
- Procédure administrative
- Liquidation de régime matrimonial
- Procédure collective
- Recouvrement (injonction de payer)
Une fois vos modèles créés, vous capitalisez sur ce travail pour tous vos futurs dossiers.
Tarification
Pour qui ?
L'agenda des procédures est indispensable pour les cabinets qui :
- Ont une activité contentieuse significative
- Gèrent de nombreux dossiers en parallèle
- Veulent sécuriser le respect des délais
- Souhaitent déléguer le suivi à des collaborateurs tout en gardant la visibilité